Utvidet spørsmål
I en meldingsbok står det ofte opplysninger om sykdom og andre sensitive forhold. Slike bøker kan lett komme på avveie, og jeg vil derfor sende melding om fraværet via e-post i stedet. Kan skolen hevde at fravær kun er gyldig dersom det føres i en meldingsbok?Svar
Skolen kan pålegge bruk av meldingsbok. Forutsetningen er imidlertid at dette innebærer et forsvarlig system og betryggende oppbevaring av opplysningene i meldingsboken.
Personopplysningsloven regulerer hel eller delvis elektronisk behandling av personopplysninger og personopplysninger i registre. Den gjelder ikke for håndskrevne meldingsbøker med mindre opplysninger fra slike bøker er integrert i skolens system for elektronisk registrering av fravær mv. Personopplysningsloven er imidlertid neppe viktig for spørsmålet om skolen har adgang til å pålegge bruk av håndskrevet meldingsbok. Kommer loven til anvendelse har den imidlertid stor betydning for kravet til sikring av opplysningene om fravær mv, jf nedenfor.
I forskriften til opplæringslova § 3-39 er det bestemt at skoleeier bl.a. skal ha et forsvarlig system for føring av fravær. Skoleeier fastsetter ordensreglement, og i et slikt reglement kan det være bestemmelser om rutiner i forbindelse med gyldig fravær. Samtidig gjelder forvaltningsloven, blant annet § 13c om dokumenter som det gjelder taushetsplikt for. Her bestemmes det at slike dokumenter må oppbevares på betryggende måte.
En meldingsbok er et "dokument" i forvaltningslovens forstand, og meldingene vil nesten alltid inneholde taushetspliktige opplysninger. I meldingsboken vil det både være meldinger fra skolen til hjemmet og omvendt. Dersom skolen skriver melding om at Per har skulket, er dette skolens "dokument" som de lar Per ta med hjem, og som skolen forutsetter at eleven skal oppbevare selv.
Skoleeier plikter altså å vurdere om bruk av meldingsbok er forsvarlig/betryggende. I den sammenheng må de bl.a. vurdere faren for at slike bøker kommer på avveie slik at uvedkommende får kunnskap om sensitive og personlige forhold. Det vil være mulig for skoler å velge et elektronisk meldingssystem. I så kommer personopplysningslovens bestemmelser komme til anvendelse, herunder reglene om informasjonssikkerhet. Det vil også innebære at Datatilsynet alltid har myndighet til å avgjøre om sikkerheten er tilstrekkelig og om personopplysningslovens øvrige krav er etterlevet. Vanlig ukryptert e-post er for eksempel sett på som for usikkert til å sende personopplysninger av sensitiv karakter.
