Utvidet spørsmål
Noen ganger er det behov å bruke epost mellom skole og foresatte i kommunikasjonen om en elev. Hva slags informasjon om eleven kan skolen utveksle på denne måten? Kan det skrives det samme som i en loggbok som går mellom skole og hjem?Svar
Dersom loggboken inneholder sensitive opplysninger, konfidensiell eller taushetsbelagt informasjon, er ikke e-post et egnet kommunikasjonsmiddel. Andre elevopplysninger kan sendes med epost mellom skole og foresatte så lenge sikkerheten er vurdert og funnet tilfredsstillende, samtidig som det er gitt informasjon om informasjonssikkerhet.
For personopplysninger som behandles elektronisk (f.eks. i en epost) gjelder personopplysningslovens krav til informasjonssikkerhet, se § 13. Kravene gjelder alle personopplysninger, dvs. selv om det ikke er taushetsplikt. For elektronisk kommunikasjon av personopplysninger gjelder i tillegg enkelte utfyllende bestemmelser i forskrift til forvaltningsloven (se eForvaltningsforskriften § 5).
Kort sagt innebærer de rettslige kravene at sikkerheten skal være ”tilfredsstillende”. Det betyr at skolen bl.a. må ha gjennomgått mulige farer for og konsekvenser av at e-poster med elevopplysninger kan komme på avveie. Dernest må skolen iverksette tiltak for å unngå at feil skjer. Det er flere tiltak som her kan være aktuelle. Egen rutine for innhenting og kvalitetssikring av epostadresser til foresatte og krav til kryptert kommunikasjon, er blant mulige tiltak (jf § 2-11 i personopplysningsforskriften sammenholdt med § 2-4). Det er her viktig å være klar over at de færreste krypteringsmekanismene vil være i stand til å sikre opplysningene mellom hjem og skole på en god nok måte.
Skolen er også forpliktet til å gi informasjon om hva som er deres rette elektroniske adresse. Målet er å unngå at foresatte skriver epost med personopplysninger til skolen som mottakeren ikke har rett til å se (jf. f.eks. taushetsplikt). Det skal også gis generell informasjon om hvorledes skolen sikrer personopplysninger.
